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Statistiques et finances
Politique en matière de fonds scolaires
En vertu du paragraphe 56(4) de la Loi sur les écoles publiques, et sous réserve des règles de la commission scolaire, les fonds scolaires sont constitués de sommes d'argent que le directeur de chaque école peut prélever, détenir, gérer et dépenser, aux fins de l'école.
Il existe deux types de fonds scolaires, décrits ci-après :
Type A – Fonds générés par les écoles
Les sommes d'argent relevant de ce type de fonds proviennent de toutes les activités de collecte de fonds de l'école : marchethons, cyclothons, ventes de friandises ou d'autres produits, danses organisées, ventes de hot-dogs, photos d'école, récupération de bouteilles et de canettes vides, lavothon, tombolas, ventes aux enchères, etc. Ces sommes d'argent sont collectées par l'école, ou sous ses auspices, grâce à des activités parascolaires aux seules fins de cette école. Elles doivent pour la plupart être comptabilisées dans les états financiers de la division scolaire comme des Fonds générés par les écoles. Veuillez consulter la Convention comptable relative aux fonds générés par les écoles pour en savoir plus sur le traitement comptable applicable.
Les sommes d'argent provenant de la cafétéria et des machines distributrices qui sont exploitées ou données en sous-traitance par le conseil des élèves appartiennent à ce dernier. Les sommes d'argent provenant de la cafétéria et des machines distributrices qui sont exploitées ou données en sous-traitance par l'école font partie des fonds scolaires de type A.
Type B
Les sommes d'argent relevant de ce type de fonds proviennent des allocations attribuées par la division scolaire (subventions par élève, allocations budgétaires, subventions à des fins spéciales, etc.), des recettes générées par l'enseignement professionnel (garages, cosmétologie, projets dans le cadre d'études commerciales, etc.) et des recettes des cafétérias et des machines distributrices exploitées ou données en sous-traitance par la division scolaire. Ces sommes d'argent sont souvent gérées par la division scolaire au nom de l'école. Toutefois, si les sommes d'argent sont gérées par l'école, elles sont considérées comme des fonds scolaires de type B et sont assujetties aux directives relatives aux fonds scolaires. Ces fonds sont inscrits dans le fonds d'administration générale de la division scolaire comme des fonds de cette dernière.
Directives pour les divisions scolaires
- Les commissions scolaires devraient élaborer une politique ou des lignes directrices afin de préciser quels sont les genres de dépenses autorisées ou appropriées.
- Les commissions scolaires devraient élaborer des politiques afin de préciser quels sont les frais personnels autorisés et d'interdire le paiement de frais personnels inappropriés ou qui pourraient donner la perception d'un conflit d'intérêt.
- Les fonds scolaires de type B devraient être comptabilisés séparément puisqu'ils sont enregistrés dans le fonds d'administration générale de la division scolaire comme des fonds de la division scolaire, et non des fonds générés par les écoles.
- Tout le personnel devrait être tenu de soumettre un rapport des dépenses (accompagné d'une copie de chaque reçu) pour chaque avance de fonds.
- Chaque sortie de fonds devrait être étayée par une facture ou un reçu du fournisseur.
- Une comptabilité séparée devrait être tenue pour les besoins spécifiques.
- Le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière (ou un représentant désigné) de la division scolaire devrait réviser les fonds scolaires par rotation. Cette personne doit s'assurer que les contrôles et les procédures adéquates étaient en place durant toute l'année. Les procédures appliquées pour cet examen devraient être consignées par écrit et signées au moment de l'examen.
- La division scolaire devrait élaborer des lignes directrices détaillées concernant le contrôle et la comptabilisation de tous les fonds scolaires. Un exemplaire de ces lignes directrices sera transmis à chaque direction et direction adjointe et devra être accompagné des politiques et des lignes directrices mentionnées aux premier et deuxième points ci-avant.
- Les rapports financiers devraient être remis à la commission scolaire régulièrement (tous les mois, chaque trimestre, etc.). Afin d'améliorer l'information redditionnelle, des renseignements additionnels devraient être fournis pour faciliter la révision des états financiers.
- Le vérificateur externe de la division doit vérifier l'exactitude des systèmes et des contrôles établis par le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière pour les fonds scolaires et en rendre compte dans son rapport de vérification complémentaire.
À noter :
Toute intervention d'une école ou d'une division scolaire relativement aux fonds du conseil des élèves ou aux fonds du conseil des parents pourrait rendre la division scolaire légalement responsable.
Dans les cas où une telle intervention existe, les divisions scolaires devraient s'assurer que des contrôles adéquats sont en place pour se protéger contre les pertes.
Émise : Novembre 1993
Mise à jour : Janvier 2007
